Hollanda Veri Koruma Kurumu – Hasta Çalışanınızla İlgili Bilmek İsteyebileceğiniz ve Kaydedebileceğiniz Sorular

Hasta olduğunu bildiren çalışanıma hangi soruları sorabilirim ve neyi kaydedebilirim?

Bir işveren olarak yalnızca sizin için gerekli olanları sorabilir ve kayıt altına alabilirsiniz. İnsanların mümkün olduğunda kendi sağlık bilgilerini kendilerine saklama hakları bulunmaktadır.

Gerekli bilgi

Çalışanınızın işlerine nasıl devam edebileceğine karar verebilmenizi ve maaş ödemeniz gerekip gerekmediğini değerlendirmenizi sağlayacak bilgilere sahip olmak sizin için gereklidir. Bu noktada bu bilgiyi kayıt da edebilirsiniz.

Talep ve kayıt edebileceğiniz somut bilgi

Hasta çalışanınızla ilgili aşağıdaki bilgileri kaydedebilirsiniz:

Çalışanınızın ulaşılabilir telefon numarası ve bakım gördüğü yerin adresi

Çalışanınızın hastalığının ne kadar süreceği hususundaki görüşü

Devam eden faaliyetleri ve sözleşmelerinin neler olduğu

Çalışanın hastalığının bir iş kazası ile bağlantılı olup olmadığı. Fakat devamsızlığının             işle ilgili olup olmadığını sormamalısınız.

Rücu seçeneği olan bir trafik kazası olup olmadığı. Bu kazaya neden olan kişiden   devamsızlık ve yeniden entegrasyon masraflarını talep edebilir olmanız anlamına   gelmektedir.

Çalışanınızın Hastalık Yardımları Yasası kapsamındaki 4 sosyal güvenlik koruması   programından 1’ine dahil olup olmadığı. Çalışanınız bu programlardan hangisine dahil    olduğunu bildirmekle yükümlü değildir.

Gereksiz bilgi

Bir işveren olarak çalışanınızın ne kadar süre işe devamsızlık yapacağını düşündüğünü bilmek sizin için önemlidir. Ancak bu kişinin neyi olduğunu bilmeniz gerekli değildir. Bu nedenle de bu konu hakkında soru sormamalısınız.

Hasta olduğunu bildiren çalışanıma hangi soruları sormamalıyım ve neyi kaydetmemeliyim?

Hasta olduğunu bildiren birinin hastalığının doğası ve sebebi hakkındaki bilgileri kaydetmek yasaktır. Bunları da sormamalısınız. Bu işyeri sağlığı ve güvenliği servisinin ya da işyeri hekiminin işidir. 

Özel nitelikli kişisel veri

Sağlık verisi, özel nitelikli bir veridir. Diğer bir ifadeyle, hassas, kişisel bilgi. Her insan, mümkün olduğunca bu bilgiyi kendisine saklama hakkına sahiptir.

Çalışanın kendisinden sağlanan bilgi

Çalışanınız hastalığı hakkında kendiliğinden bilgi paylaşıyor mu? Bu halde dahi bir işveren olarak bu bilgiyi kaydetmemelisiniz ya da çalışanınızın,  çalıştırılabilirliği hakkındaki görüşünüzü şekillendirmek için kullanmamalısınız. Bu işyeri sağlığı ve güvenliği servisinin ya da işyeri hekiminin işidir.

Ayrıca çalışanınızın kullandığı ilaçları kayıt altına almanıza da izin yoktu. Bir işveren olarak tabi ki kendisini dinleme hususunda çalışanınıza teklifte bulunabilirsiniz.

İstisnai durumlar

Yalnızca istisnai durumlarda çalışanınızın hastalığının doğası ve sebebi hakkında özlük dosyasına bilgi kaydedebilirsiniz.

Örneğin, şayet çalışanınız epilepsi hastası ise ve iş arkadaşlarının bu konuda dikkatli olması gerekiyorsa. Böylece çalışanınız nöbet geçirdiğinde ne yapmaları gerektiğini bilecektirler.

Çalışanınız bu durumu işyeri hekimi veya işyeri sağlığı ve güvenliği servisi aracılığıyla da bildirebilir.

Çalışanıma neler olduğunu neden soramıyorum?

Sağlık veri, özel nitelikli bir veridir. İnsanların mümkün olduğunda kendi sağlık bilgilerini kendilerine saklama hakları bulunmaktadır.  Buna karşılık çalışanınız bu veriyi size sağlamakla kendisini yükümlü hissedebilir. Özellikle siz işveren olduğunuz için.

Özel nitelikli kişisel veri

Genel Veri Koruma Regülasyonu (GDPR), bir kişinin sağlığı ile ilgili verileri özel nitelikli kişisel veri olarak düzenlemektedir. Çoğu durumda özel nitelikli kişisel veri işlemek yasaklanmıştır.

Eşit olmayan ilişki

Çalışanınıza nesi olduğunu sormamak düşüncesizlikmiş gibi hissettirebilir. Buna karşılık, siz sorduğunuzda çalışanınız da cevap vermek konusunda kendisini mecbur hissedebilir. Özellikle sizin otoriteniz altında olduğu için. Bu da aranızdaki ilişkiyi eşit olmayan bir hale getirmektedir.

Çalışanın kendisinin söylemesi

Uygulamada, çoğu çalışan neyi olduğunu kendisi söylemektedir. Tabi ki burada kendisini dinlemeyi teklif edebilirsiniz ve bir konuşma dahilinde neler olduğunu sorabilirsiniz.

Fakat bu bilgiyi kayıt etmeye ya da çalışanınızın çalışabilirliği ile ilgili düşüncenizi şekillendirmede kullanmanıza izin yoktur. Yalnızca işyeri sağlığı ve güvenliği servisi veya işyeri hekimi bunu yapmaya izinlidir.

Birinin ne kadar devamsızlık yapacağının değerlendirilmesi

Tabi ki, bir işveren olarak bir çalışanınızın hastalığının uzun dönem mi yoksa kısa dönem mi  süreceğini bilmek istemeniz anlaşılabilir bir durumdur. Ancak bunun için sağlık verisine ihtiyacınız yoktur.

İşyeri sağlığı ve güvenliği servisi ya da işyeri doktoru sizi basitçe hastalığın beklenen süresi ve taşıma kapasitesi hakkında bilgilendirebilir.

Çalışanımın izni ile nesi olduğunu kayıt altına alabilir miyim?

Hayır. Çalışanınız hakkındaki bu türden hassas veriyi kaydedebilmeniz için açık rıza nadiren geçerlidir. Çünkü siz bir işverensiniz, çalışanınız da onay vermeye kendini mecbur hissedebilir.

Özel nitelikli kişisel veri

Çalışanın kendisi dahi nesi olduğu ile ilgili bilgiyi bildirse, bu bilgiyi kayıt edemezsiniz ve yakın iş arkadaşları ile paylaşamazsınız.

Bir hastalığın doğası hakkındaki veri de özel nitelikli kişisel veridir ve her insan mümkün olduğu kadar bu bilgiyi kendisine saklama hakkına sahiptir.

İstisnalar

Çok istisnai durumlarda çalışanın iznine dayalı olarak hastalığın doğası ve nedeni hakkında bilgiyi kaydedebilir ve doğrudan dahil olanlarla paylaşabilirsiniz.

Örneğin, şayet çalışanınız ciddi derecede şeker hastası ise ya da epilepsisi varsa. Bu durumda yakın iş arkadaşlarının bu konuda dikkatli olabilmesi için bu bilgi gerekebilir. Zira böylece çalışanın iyi olmadığı durumlarda nasıl davranmaları gerektiğini bilirler.

Çalışanımın devamsızlığı ile ilgili iş arkadaşlarına ne diyebilirim?

Sormamanız gerektiği halde, birçok çalışan hastalıklarını kendiliğinden size bildirebilir. Yakın iş arkadaşları ile bu bilgiyi paylaşmak istemeniz anlaşılabilir bir durumdur. Fakat çalışanınızın hastalığı ile ilgili olarak paylaşmak istediği şeyler çalışanınıza kalmıştır.

İş arkadaşlarını bilgilendirme

Tabi ki doğrudan iş arkadaşı olanları devamsızlığın ne kadar sürmesinin beklendiği konusunda bilgilendirebilirsiniz.

Ayrıca çalışanınıza en yakınındaki iş arkadaşlarına ne söylemenizi istediği ile ilgili açık bir soru da sorabilirsiniz.

Diğer çalışanlara,  daha fazla bilgi paylaşma hususunun ilgili çalışana kalmış birşey olduğunu da söyleyebilirsiniz.

Baskı yapmayın

Her durumda çalışanın hastalığı ile ilgili herhangi bir şekilde, sizinle ya da iş arkadaşları ile bilgi paylaşmak konusunda kendisini baskı altında hissetmemesi önemlidir.

Bu işçi-işveren ilişkisin ekstra önemli bir rol oynar. Çalışanınız sizin otoriteniz altındadır ve siz sorduğunuzda hastalığı ile ilgili bilgi paylaşmak konusunda kendisini mecbur hissedebilir.

Hasta çalışanımla işlevsel sınırlamaları ve imkanları hakkında konuşabilir miyim?

Evet, işyeri hekimi tarafından  çalışanınızın işlevsel sınırlamaları ve imkanlarının haritalanması kaydıyla yapabilirsiniz.

Buna dayanarak, çalışanınızla bunun işi için ne anlama geleceği ve işe döndükten sonra yeniden entegrasyonunu birlikte nasıl şekillendireceğinizi tartışabilirsiniz.

Yazının orijinali için bkz.